Na co zwrócić uwagę wybierając system kadrowo-płacowy

Pojawienie się na rynku oprogramowania komputerowego służącego do obsługi kadrowo – płacowej było przełomem w zarządzaniu organizacją. Pozwoliło na automatyzację wielu pracochłonnych zadań, ograniczenie obiegu dokumentów papierowych i uproszczenie procedur, a co za tym idzie, na zwiększenie wydajności pracy. Obliczanie wynagrodzeń czy rozliczanie czasu pracy przebiega dziś znacznie szybciej i obarczone jest mniejszym ryzykiem błędu. Jednocześnie utrzymanie porządku w dokumentach jest prostsze niż kiedykolwiek.
Wybierając odpowiedni dla naszej firmy system kadrowo - płacowy, powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na kilka istotnych kwestii:

Zakres funkcjonalności

Nowoczesny system kadrowo - płacowy powinien nam dawać możliwość obsługi szerokiego spektrum czynności, zarówno z obszaru „twardego”, jak i „miękkiego” HR:

• administracja kadrami,
  
• obsługa płac,
  
• zarządzanie czasem pracy,
  
• ewidencja BHP,
  
• administracja działalnością socjalną,
  
• wsparcie rekrutacji,
  
• zarządzanie rozwojem pracownika i szkoleniami.
  Przy wyborze systemu informatycznego istotne są szczegóły. Trzeba pamiętać o funkcjach, które na co dzień ułatwią nam pracę np.:
  
• nieskomplikowane i szybkie generowanie potrzebnych dokumentów dla pracowników, ZUS, GUS, organów podatkowych,
  
• automatyczna weryfikacja poprawności wprowadzonych danych,
  
• obsługa wielu walut czy nieograniczonej ilości rachunków bankowych,
  
• współpraca z innym oprogramowaniem, na przykład z programem Płatnik.

Jednocześnie oprogramowanie to powinno umożliwiać rezygnację z funkcji, których organizacja nie chce za jego pomocą obsługiwać. Pozwoli na to modułowa budowa systemu, elastyczna i obniżająca koszt zakupu.

Aktualizacja oprogramowania

Samodzielne śledzenie często zmieniających się przepisów jest zadaniem trudnym i uciążliwym. Comiesięczna, automatyczna aktualizacja oprogramowania zgodnie z obowiązującym prawem uprości pracę i zagwarantuje zgodność prowadzonej ewidencji z najnowszymi przepisami.

Bezpieczeństwo

Ze względu na wrażliwość przechowywanych danych osobowych, szczególnie ważne jest ich zabezpieczenie. System musi posiadać mechanizmy kontroli uprawnień dostępu, zapewniając poufność informacji i ich ochronę.

Łatwość obsługi

Nowy system ma ułatwić pracę osobom, które z niego korzystają. Musi więc być dobrze przemyślany i intuicyjny. Jeśli jednocześnie posiada czytelny, przyjazny interfejs graficzny, czas potrzebny na szkolenia użytkowników i przyzwyczajenie do nowego narzędzia ulegnie skróceniu. W ten sposób aplikacja usprawni pracę działu i szybko i skutecznie.

Elastyczność rozwiązania

Ważne jest, aby system dopasowywał się do organizacji i jej potrzeb. Dotyczy to zarówno aspektów technicznych, jak i użytkowych. Niezależność od dostawców sprzętu, systemu operacyjnego i baz danych da możliwość wprowadzenia w dowolnym momencie zmian strategicznych. Jednocześnie zapewnienie możliwości samodzielnego konfigurowania ustawień, ewidencjonowania informacji niestandardowych czy generowania nietypowych raportów wpłynie na komfort pracy bezpośrednich użytkowników systemu.

Co jeszcze może być istotne?

- Z doświadczeń naszych klientów wynika, że bardzo ważne jest też indywidualne podejście producenta do organizacji. Każda firma potrzebuje nieco innego zestawu narzędzi i odmiennego nastawienia. Dotyczy to nie tylko samego systemu, ale też świadczonych usług, takich jak wdrożenie oprogramowania i obsługa serwisowa. Sprawna implementacja i szybka obsługa ze strony serwisu warunkują efektywne wykorzystanie aplikacji – mówi Michał Wróblewski - Dyrektor Działu Realizacji Kontraktów z firmy TETA.S.A., oferującego oprogramowanie Personel.NET. Z systemów kadrowo-płacowych TETY korzysta ponad 1000 firm z różnych branż od firm produkcyjnych, przez dystrybucyjne, usługowe, jednostki budżetowe do instytucji finansowych. Aplikacje TETY obsługują niemal 400 000 pracowników. Oznacza to, że przez za ich pomocą naliczana jest co piata pensja w Polsce.

 

Ocena:

Kliknij aby ocenić