Negocjowanie wynagrodzeń. Najczęściej zadawane pytania

Pracodawca i pracownik przystępujący do rozmowy o podwyżce, mają jakieś wyobrażenie na temat tego, jak te pertraktacje mogą przebiegać. Każdemu z nich doświadczenie i intuicja podpowiada, których argumentów użyć, jak zachować się w sytuacji impasu, do czego dążyć w rozmowie. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy pracownik i przełożony znają się na tyle, by móc częściowo przewidzieć, w jakim kierunku potoczy się rozmowa. Jeśli obie strony są dobrze przygotowane do negocjowania wynagrodzeń i mają opracowaną linię argumentacji, nie pozostaje nic innego, jak tylko przystąpić do rozmowy o podwyżce.

Zarówno jednak w momencie planowania, rozpoczynania, czy trwania negocjacji, jak również po ich zakończeniu, pojawia się mnóstwo pytań i wątpliwości. Pracownik może na przykład zastanawiać się nad tym, jak zachować się, jeśli pracodawca nie zaakceptuje jego propozycji. Po spotkaniu może mieć wątpliwości czy właściwie postąpił podając już na początku rozmowy oczekiwaną wartość wynagrodzenia. Również przełożony miewa wątpliwości przed, w trakcie i po rozmowie z pracownikiem. Może zadawać sobie pytania związane na przykład z tym, jak zachować się, jeśli roszczenia pracownika będą zbyt wygórowane, czy i jak zareagować w sytuacji konfliktowej. Każda rozmowa o podwyżce zależy od wielu czynników, których splot tworzy niepowtarzalną i unikalną sytuację negocjowania wynagrodzenia. Takimi czynnikami są: charakter przełożonego i pracownika, obiektywne okoliczności jak na przykład - sytuacja finansowa firmy czy wypracowany przez pracownika obrót oraz czynniki związane z relacjami w firmie. Trudno zatem opracować jeden, uniwersalny dla wszystkich sytuacji negocjacyjnych model rozmowy o wynagrodzeniach. Można jednak spróbować uchwycić to, co wspólne. Wiele jest pytań, wątpliwości i problemów, które pojawiają się w trakcie negocjowania wynagrodzenia niezależnie od tego, kto z kim negocjuje i w jakich okolicznościach. Na tego typu kwestiach skupimy się pokrótce w niniejszym artykule.

Jak już wspomnieliśmy, wątpliwości dotyczące rozmowy o wynagrodzeniu mogą pojawić się zarówno przed nią, w trakcie jej trwania jak i po jej zakończeniu. W przypadku tego typu pytań nie ma stron uprzywilejowanych. Pracodawca i pracownik w jednakowym stopniu podzielają obawy i wątpliwości dotyczące negocjowania wynagrodzeń. Najogólniej rzecz ujmując dotyczą one trzech obszarów pertraktacji:

Pytania dotyczące przedmiotu negocjacji - wysokości podwyżki, odnoszą się głównie do kwestii przedziału wartości negocjowanej sumy. Jeśli chodzi o wątpliwości odnoszące się do "drugiej strony", to koncentrują się one na zagadnieniach dotyczących zachowania partnera. Pytania z zakresu obszaru przebiegu rozmowy poruszają kwestie kolejnych etapów negocjowania i trudnych momentów tzw. impasów negocjacyjnych. Przyjrzyjmy się kolejno wymienionym zagadnieniom.

Odpowiedź na to pytanie w zasadzie mogłaby być zaprzeczeniem znanego powiedzenia "kto pierwszy ten lepszy". W sytuacji negocjowania wynagrodzenia, lepiej jest wstrzymać się z przedstawieniem propozycji wynagrodzenia, do czasu przedstawienia tej propozycji przez drugą stronę. Dobrym wyjściem z sytuacji, w której partner naciska na ujawnienie przez nas preferowanego przedziału wartości jest dyplomatyczne uniknięcie odpowiedzi na pytanie. Pracodawca poproszony o zaproponowanie kwoty podwyżki może powiedzieć: "Może na początku warto zastanowić się ile inni płacą za podobną pracę. Na przykład w Warszawie osoby na pańskim stanowisku zarabiają średnio 10 - 12 zł za godzinę, zastanówmy się więc, w jakim stopniu spełnia pan standardy pracowników otrzymujących takie wynagrodzenie." W opisanej sytuacji pracodawca określił kryterium i podał przedział wartości, ale jednocześnie nie przedstawił swoich preferencji. Po takim stwierdzeniu może czekać na ofertę pracownika.

Warto pamiętać również o tym, że lepiej jest przed przedstawieniem swoich propozycji sformułować interesy, opcje i korzyści obu stron. Aby to zrobić trzeba być właściwie przygotowanym. Wytrawni negocjatorzy wiedzą, że im lepiej są przygotowani do rozmowy, tym mniejsze ma znaczenie to, który z nich przedstawi swoje oczekiwania.

Ujawnianie preferowanych wartości brzegowych, może doprowadzić do tego, że partner negocjacji "zakotwiczy" rozmowę na tej minimalnie korzystnej, ale podanej przez nas wartości. Przykładowo: pracownik starający się o podwyżkę miesięcznej pensji, może jako pierwszy podać ofertę - 3 do 5%. Pracodawca zaś skoncentruje się na podanym minimum czyli 3% i będzie się starał w trakcie rozmowy jeszcze obniżyć tę wartość. Jeżeli jednak pracownik jest zmuszony do przedstawienia minimalnych oczekiwań, musi wyraźnie zaznaczyć i podkreślić znaczenie tego słowa. Zapobiegnie to sytuacji traktowania przez pracodawcę podanej kwoty jako kolejnego kroku na drodze do obniżenia negocjowanej podwyżki.

W takiej sytuacji mistrzowie negocjacji sugerują zachowanie zimnej krwi i zbagatelizowanie przedstawionej propozycji. Można na przykład dla rozładowania sytuacji zażartować, aby pokazać, że nie traktuje się poważnie oferty. Pracodawca, któremu pracownik przedstawił swoje wyolbrzymione roszczenia, może stwierdzić: "Ale mnie pan nabrał, przez chwilę myślałem, że mówi pan poważnie." Żartobliwa dyskusja jednak nie zawsze może mieć miejsce, zwłaszcza jeśli kontakty szefa z podwładnymi są utrudnione przez liczne konflikty i zatargi. Jeśli pracownikowi zaproponowano podwyżkę zupełnie nieprzystającą do jego oczekiwania, powinien jasno stwierdzić, że nie może przyjąć takiej oferty. Aby uniknąć impasu w rozmowie, powinien jak najszybciej zmienić kierunek rozmowy, skupiając się na innych aspektach pertraktacji. Może na przykład podyskutować przez chwilę o tym, co jest istotne dla dalszej współpracy. Może poruszyć temat przyszłych celów, czy planów rozwoju firmy. Wracając jednak do rozmowy o wysokości podwyżki, powinien zupełnie zignorować poprzednio przedstawioną propozycję. Poprzedzone taką rozmową podanie własnej oferty i odpowiednie uzasadnienie roszczeń ułatwi pracownikowi przejście na poziom dyskusji akceptowalnych wartości podwyżki.

Rzadko zdarza się, że pracownik zaszantażuje przełożonego i po usłyszeniu nieadekwatnej jego zdaniem propozycji, postraszy odejściem z firmy. Może się tak stać jedynie wtedy, gdy ma opracowaną silną BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement). BATNA to najbardziej pożądane możliwe następstwo wydarzeń w przypadku nie osiągnięcia porozumienia w negocjacjach. Propozycja pracy w konkurencyjnej firmie, może być takim "straszakiem". Zdecydowanie lepsza jednak jest rozsądna rozmowa. Pracownik może powiedzieć: "Nie mogę brać pod uwagę tak niskiej oferty. Może przemyślimy tę kwestię i wrócimy do rozmowy za kilka dni?". Takie dyplomatyczne posunięcie, ułatwia bezkonfliktowe rozstanie się i spokojne przeanalizowanie sprawy.

Złożoną kwestią jest to, czy lepiej jest w pierwszej kolejności negocjować sprawy drobniejsze, czy lepiej na początku "załatwić" kwestie najważniejsze, a potem przejść do tych mniej ważnych. Z jednej strony rozwiązanie drobnych spraw pomaga "rozkręcić się" i nabrać rozpędu do dalszych pertraktacji. Jednak w sytuacji negocjowania wynagrodzenia zaleca się, by w pierwszej kolejności poruszyć sprawy ważniejsze. Jeśli najtrudniejsza sprawa zostanie rozwiązana, pozostałe mniejsze kwestie, wydadzą się jeszcze łatwiejsze. Z drugiej strony, gdyby zdarzyło się, że strony nie dojdą do porozumienia w tej ważniejszej sprawie, łatwiej będzie wynegocjować te mniejsze ustępstwa. Wyobraźmy sobie pracownika, który chce prosić szefa o kilka dni wolnego oraz o przyznanie premii. Jeśli rozpocznie rozmowę od kwestii urlopu i nie uda mu się dostać wolnego, dużo trudniej będzie podjąć temat premii - sprawy ważniejszej. Jeśli zaś negocjacje zaczęłyby się od owej premii i zdarzyłoby się tak, że pracodawca nie zgodziłby na jej przyznanie, pracownikowi łatwiej byłoby wynegocjować kilka dni wolnego. Poczynione zostałyby zatem jakieś ustępstwa i negocjacje nie zakończyłyby się całkowitym niepowodzeniem.

Sytuacja zmieniania wynegocjowanych warunków, po zakończeniu rozmowy, może zdarzyć się na przykład wtedy gdy końcowe ustalenia nie zostały dokładnie spisane. Dlatego też należy zawsze dbać o to, by negocjowanie wynagrodzenia zakończyło się spisaniem protokołu z rozmowy i podpisaniem go przez pracownika i przełożonego. Jeśli jednak zdarzy się, że końcowe warunki, ustalane w pośpiechu, nie są jasno określone i zdefiniowane, jedna ze stron może starać się zmienić coś po zawarciu porozumienia. Przykładowo: szef może, po przyznaniu podwyżki, po kilku dniach dopiero poinformować pracownika, że wraz ze wzrostem wynagrodzenia idą w parze dodatkowe obowiązki, o których nie było wcześniej mowy. Pracownik powinien w takiej sytuacji wyjaśnić szefowi, że skoro wprowadzona jest zmiana, to chciałby ponownie przedyskutować pozostałe kwestie. W trakcie renegocjacji należy zadbać o to, by obie strony miały pełną jasność co do wynegocjowanych warunków.

Rozmowa o podwyżce to sytuacja stresująca dla obu stron. Może zdarzyć się, że w trakcie negocjacji dojdzie do konfliktu między pracownikiem i szefem. Aby tego uniknąć, trzeba pamiętać o jednej z najważniejszych zasad negocjacji. I pracodawca i podwładny w trakcie rozmowy muszą umieć oddzielić osobę od problemu. Skupienie się na przedmiocie negocjacji, a nie na partnerze i jego sposobie bycia, czy trudnym charakterze, pozwoli uniknąć wybuchu niekontrolowanych emocji.

Może jednak zdarzyć się, że w trakcie rozmowy pracownik, zdenerwowany brakiem satysfakcjonujących go ustaleń, zacznie agresywnie atakować szefa. Zacznie zarzucać mu niesprawiedliwość, padną słowa, których będzie potem gorzko żałował. Trudno powiedzieć jak można zareagować w takiej sytuacji. Szef może również zdenerwować się i konflikt zacznie narastać tworząc kłopotliwą sytuację. Zdecydowanie lepiej jest jednak w takiej sytuacji zignorować zachowanie drugiej strony. Pracodawca może na przykład zaproponować przerwę, bądź po prostu zamilknąć. Cisza sprawi, że pracownik poczuje się nieswojo i zda sobie sprawę z tego, że zbyt daleko zabrnął.

Blef może czasem pomóc wynegocjować wyższe wynagrodzenie. Stosowany z umiarem, pomaga uczynić w negocjowaniu podwyżki krok naprzód. Należy jednak pamiętać, że kłamstwo w istotnych sprawach jest zwyczajnym nadużyciem i może skończyć się w sądzie. Blef jednak nie musi być kłamstwem. Nowo zatrudniony pracownik, negocjujący swoje wynagrodzenie może przedstawić swoje dotychczasowe osiągnięcia w pozytywnym świetle. Jeśli powie pracodawcy, na jakie stanowisko najprawdopodobniej awansowałby, gdyby został w poprzedniej firmie, nie skłamie, a za to wstępnie określi swoje oczekiwania. Gdyby zaś skłamał i bez skrupułów opowiadał o projektach, w których nie współuczestniczył, albo o szkoleniach, w których nie brał udziału, to szybko przekona się, że kłamstwo ma krótkie nogi. Prędzej czy później prawda wyjdzie na jaw i ciężko będzie z takiej sytuacji wyjść z twarzą.

Jak powinien zareagować pracodawca, który czuje, że pracownik nie ujawnia całej prawdy? W takiej sytuacji należy spokojnie poprosić o przedstawienie dowodów, potwierdzających przyjęta linię argumentacji. Jeśli nowo zatrudniony pracownik twierdzi, że w poprzedniej pracy był odpowiedzialny za ważny projekt, można poprosić o referencje. Zwierzchnik ma prawo do uzyskania pełnej informacji i prośba o poręczenie nie jest niczym niestosownym.

Może zdarzyć się, że przełożony zacznie umniejszać kompetencje i umiejętności pracownika, po to, żeby wytrącić mu z ręki argumenty uzasadniające konieczność przyznania podwyżki. W tej sytuacji po raz kolejny okazuje się, jak ważne jest, by być właściwie przygotowanym do rozmowy. Pracownik, który wybiera się na rozmowę o podwyżce musi umieć realistycznie siebie ocenić. Poza tym, że powinien być obiektywny w ocenie swoich umiejętności i kompetencji, warto, by zadbał również o zdobycie informacji, które mogą się przydać w trakcie rozmowy. Wiadomości o wynagrodzeniach na podobnych stanowiskach w innych firmach, o systemie wynagrodzeń w firmie, czy o możliwych do wynegocjowania świadczeniach dodatkowych, to przykłady informacji, które pracownik musi przemyśleć przed przystąpieniem do rozmowy. Rzetelne przygotowanie się do negocjowania wynagrodzeń to klucz do sukcesu. Pozwala ono na bezkonfliktowe i rzeczowe odparcie argumentów drugiej strony i obronę własnej propozycji.

Oddzielenie ludzi od problemu to recepta na to, by w trakcie negocjowania wynagrodzeń nie dać się zwieść podstępom drugiej strony. Manipulacji w pertraktacjach może dopuścić się pracownik, który będzie się starał wzbudzić w pracodawcy litość i współczucie. Pracodawca w takiej sytuacji jest między młotem, a kowadłem. Z jednej strony musi okazać wyrozumiałość podwładnemu, powinien okazać zrozumienie dla jego problemów i trudnej sytuacji. Z drugiej strony, powinien mieć się na baczności i uważać na to, żeby pracownicy nie nadużywali jego dobrej woli. Racjonalna ocena sytuacji i podjęcie właściwej decyzji co do wysokości podwyżki będą możliwe tylko wtedy, gdy pracodawca umiejętnie rozgraniczy kwestie problemów pracownika i jego wynagrodzenia. Pomocne w tej sytuacji może być stwierdzenie: "Rozumiem, że jest pan w trudnej sytuacji i bardzo panu współczuję. Proszę jednak pamiętać, że spotkaliśmy się tu dziś, żeby dokonać pewnych ustaleń na temat pańskiego wynagrodzenia, skupmy się więc na negocjowaniu. Kiedy uda nam się dojść do porozumienia, wrócimy do rozmowy o pańskiej sytuacji." Takim stwierdzeniem szef wyraża zainteresowanie problemami pracownika, jednocześnie ustawiając dalszy ciąg rozmowy we właściwym kierunku.

Właściwa komunikacja jest jednym z najważniejszych czynników warunkujących osiągnięcie powodzenia w negocjowaniu wynagrodzenia. Obustronne zrozumienie jest możliwe przede wszystkim w małych firmach, gdzie wszyscy się znają. Czasem jednak, w dużych firmach, kontakty pracodawcy z pracownikami są bardziej anonimowe i bezosobowe. Gdy dochodzi do rozmowy pracownika z szefem, okazuje się, że nie jest rzeczą łatwą dojść do konsensusu w najprostszych nawet kwestiach. Obie strony mogą różnie definiować pewne pojęcia, mogą mieć różne standardy i oczekiwania. Aby zminimalizować prawdopodobieństwo pojawienia się nieporozumień w trakcie negocjowania wynagrodzeń, warto mieć cały czas rękę na pulsie. Pracownik, któremu szef przedłożył właśnie swoją propozycję wynagrodzenia, może upewnić się czy właściwie rozumie ofertę. Może zapytać: "Pan pozwoli, że sprawdzę, czy odpowiednio zrozumiałem pańskie intencje...". Takie stwierdzenie jest wyrazem troski o bezproblemowe porozumienie się i jest punktem wyjścia do wyjaśnienia wszelkich nieścisłości i niejasności.

Wielu pracowników zadaje sobie pytanie o sens podejmowania rozmowy o podwyżce. Wydaje im się, że jako podwładni od początku stoją na przegranej pozycji. Myślą tak dlatego, że to pracodawca posiada więcej zasobów i w związku z tym to on rozdaje karty. Tymczasem okazuje się, że ilość posiadanych zasobów nie jest wcale jednoznaczna z "siłą negocjacyjną".

Roger Fisher i Wiliam Ury podają kilka źródeł owej siły negocjacyjnej. Są to przykładowo: dobre stosunki z negocjatorami, właściwe zrozumienie interesów drugiej strony, stosowanie zewnętrznych kryteriów, dobra BATNA i starannie przemyślane zobowiązania. Pracownik może znacząco zwiększyć swoją siłę perswazyjną, jeśli w rozmowie z szefem jest opanowany, spokojny i kulturalny. Ważne, by postarał się dotrzeć od tego, co kryje się za argumentami, których używa w rozmowie szef. To ułatwi zrozumienie interesów pracodawcy i znacznie zobiektywizuje sytuację. O mocy właściwie opracowanej BATNA już kilkakrotnie wspominaliśmy. Jeśli pracownik ma słabą BATNA, może postarać się zwiększyć jej siłę i tym samym zwiększyć swoją siłę negocjacyjną. Stosowanie zewnętrznych kryteriów pozwala przekonać drugą stronę, że jest się gotowym do zawarcia porozumienia, które byłoby nie tylko sprawiedliwe, ale także i uczciwe. I wreszcie - zobowiązania. Są one źródłem siły wtedy, gdy są konkretne i dobrze opracowane. Negocjujący podwyżkę pracownik może przedłożyć szefowi na piśmie ofertę. Zawierać ona może na przykład zobowiązanie, dotyczące wcześniejszego (niż pierwotnie ustalono) ukończenia jakiegoś projektu. Konkretna, przedstawiona na piśmie, wiarygodna oferta ma ogromną siłę perswazyjną.

A zatem, warto negocjować. Nawet jeśli wydaje nam się, że przełożony jest jedynym prawowitym mocodawcą, warto podjąć rozmowę, bo często nie zdajemy sobie sprawy z atutów jakie posiadamy. Potwierdzeniem tego niech będą słowa J.F Kennedy'ego: "Obyśmy nigdy nie negocjowali w strachu, ale obyśmy również nigdy nie bali się negocjować." (przemówienie inauguracyjne, 20 I 1961, za: R.Fisher, W. Ury, 2001)

Pracownik decyduje się na podjęcie rozmowy o podwyżce wtedy gdy czuje, że jego dotychczasowe wynagrodzenie nie jest adekwatne do nakładu pracy i jej efektów. Zanim jednak przystąpi do rozmowy, powinien zadać sobie pytanie o to, czy moment, w którym chce poprosić szefa o podwyżkę, jest odpowiedni. Być może budżet firmy jest mocno nadwerężony? Może pracodawca ma wyjątkowo mało czasu, gdyż musi nadgonić zaległe terminy? Oprócz takich obiektywnych czynników, trzeba również brać pod uwagę własne osiągnięcia i efektywność. Nawet najlepiej zarabiający na firmę pracownik wynegocjuje niższe wynagrodzenie jeśli zdecyduje się na rozmowę tuż po tym, jak nie wywiąże się z jakichś zobowiązań. Pracownik powinien zdawać sobie sprawę, że to, w jakim momencie zdecyduje się na negocjowanie wynagrodzeń, może znacząco wpłynąć na efekt pertraktacji.

Każdy doświadczony negocjator wie, że od czasu do czasu impas w negocjacjach jest nieunikniony. Może być stosowany jako broń taktyczna, swoistego rodzaju test na upór i siłę drugiej strony. Może jednak również przyczynić się do wygenerowania nowych alternatywnych rozwiązań. Jeśli negocjacje utkną w martwym punkcie, żadna ze stron nie jest gotowa na najmniejsze nawet ustępstwo. W takiej sytuacji trzeba gruntownie przeformułować problem, tak, aby dostrzec jego niezauważalne do tej pory aspekty. Takie niestandardowe rozwiązania w przypadku negocjowania wynagrodzeń to na przykład przyznanie tzw. bonusów zamiast podwyżki. Pracownik, który zdaniem pracodawcy nie zasługuje jeszcze na wyższą pensję, może ubiegać się o kilka dodatkowych dni urlopu. Na Zachodzie często zdarza się, że pracodawcy oferują pracownikom dni wolne od pracy w dniu urodzin. Inne opcje to na przykład przyznanie pracownikowi telefonu służbowego, świadczeń ubezpieczeniowych albo zafundowanie jakiegoś szkolenia. Można też wynegocjować transakcję wiązaną: zgodzić się na podwyżkę, ale taką, która będzie poparta jakimś zobowiązaniem ze strony pracownika. Takie rozwiązanie jest sprawiedliwe i w dodatku może zwiększyć jego motywację do jeszcze bardziej efektywnej pracy.

Pozostaje jednak pytanie:, w jaki sposób "ruszyć" rozmowę, jeśli negocjatorzy w żaden sposób nie mogą dojść do kompromisu? W takiej sytuacji najczęściej zaleca się zrobienie kilkugodzinnej przerwy w negocjacjach. Czasowe zawieszenie rozmowy pozwala na nabranie dystansu i przyjrzenie się problemowym kwestiom z innej perspektywy. Innym sposobem jest odwołanie się do autorytetu. Menedżer, z którym pracownik negocjuje podwyżkę, może poprosić o przerwę po to, by zasięgnąć rady swojego przełożonego. Dobrym rozwiązaniem jest również przyjęcie strategii drobnych kroków, czyli czynienie małych ustępstw. Drobne kompromisy ułatwiają bowiem stopniowo czynienie większych uzgodnień.

W negocjowaniu wynagrodzeń przede wszystkim trzeba skoncentrować się na celu pertraktacji. Cel ten nie może być zbyt sztywno określony. Pracownik negocjujący podwyżkę nie może zatem zakładać już na początku rozmowy, że chce i musi wynegocjować np. 4% podwyżki. Powinien założyć sobie jakiś akceptowalny przedział, z równoczesnym uwzględnieniem pewnych odstępstw i innych dopuszczalnych rozwiązań. Gdy cel jest elastycznie opracowany, można przystąpić do rozmów. Specjaliści zalecają wcześniejsze przygotowanie szkicu ramowego porozumienia. Pracodawca może mieć opisany bardzo ogólny szablon rozmowy. Dzięki temu w trakcie negocjowania wynagrodzenia będzie można "nanosić" na niego wstępne uwagi i warianty. Zapisanie ich zapobiegnie pominięciu różnych szczegółów, które w końcowym etapie rozmowy mogą okazać się niezwykle istotne. Kolejnym krokiem jest stopniowe składanie ofert. Pracownik firmy handlowej może zaproponować, że w ciągu kwartału znajdzie o 10% więcej klientów, niż w poprzednim kwartale. Pracodawca może odpowiedzieć na to propozycją przyznawania premii, rosnącej wraz ze wzrostem liczby pozyskanych klientów. Należy pamiętać o tym, że takie uzgodnienia, w odróżnieniu od zobowiązań, mają charakter tymczasowy. Prezentowanie ich przez pracownika i pracodawcę jest procesem nieliniowym. Oznacza to, że niektóre warianty "zostawia się" na jakiś czas by potem do nich powrócić. Zapisanie, przedyskutowanie i obustronne zanalizowanie takich wstępnych ofert jest tym etapem negocjowania wynagrodzeń, z którego łatwo już przejść do fazy składania wzajemnych zobowiązań.