Negocjowanie wynagrodzenia -
poradnik pracownika (część III)

Jak widać powodem dla starania się o podwyżkę powinien być fakt, że pracujemy więcej, wykonujemy bardziej odpowiedzialne zadania lub też nasze zadania wykonujemy lepiej, szybciej czy bardziej efektywnie. Wymienione czynniki mogą mieć charakter tak ilościowy (dłuży czas pracy, większa ilość obowiązków) jak i jakościowy (jakość i efekty wykonywanej pracy). Mając to na uwadze można się zastanowić, które z wymienionych aspektów są bardziej cenione w firmie. Ich identyfikacja i odniesienie do naszej sytuacji pozwoli nam je odpowiednio wyeksponować w trakcie rozmowy o podwyżce. Może się okazać, że nasz przełożony bardziej ceni sobie pracę w węższym zakresie, ale za to wykonywaną bardzo solidnie niż wykonywanie wielu zadań na średnim poziomie.

Niezwykle istotną pomocą w poszukiwania uzasadnienia podwyżki może się okazać analiza opisu stanowiska, które zajmujemy. W opisach takich w sposób wyraźny podaje się zakres obowiązków, uprawnień, obszar odpowiedzialności itp. Dla określonych stanowisk często wyznaczany jest przedział, w którym powinny się zawierać zarobki osób je zajmujących. Różnica (oczywiście in plus), pomiędzy wykonywaną pracą a zakresem obowiązków podanym w opisie stanowiska może być dla nas silnym argumentem w negocjowaniu wyższego wynagrodzenia. Warto również sprawdzić, które elementy naszej pracy są charakterystyczne dla innych stanowisk, szczególnie wyższych i lepiej płatnych od naszego. W momencie gdy posiadamy już ugruntowane i poparte analizą przekonanie o tym, że zasługujemy na podwyżkę, powinniśmy się przygotować do rozmowy na temat możliwości jej otrzymania.

Jak w przypadku każdych negocjacji, jednym z najważniejszych momentów jest samo przygotowanie się do rozmów. Można śmiało powiedzieć, że od naszego przygotowania zależy nasz sukces lub porażka w negocjowaniu podwyżki. Warto zatem poświęcić temu etapowi odpowiednią ilość czasu.

O tym czy nasze wynagrodzenie ulegnie zmianie decyduje nie tylko efektywność naszej pracy. Sam fakt, że naszą pracę wykonujemy bardzo dobrze nie znajduje jeszcze bezpośredniego przełożenia na uzyskanie przez nas podwyżki. Na jej otrzymanie oraz wysokość mają wpływ wiele innych elementów, które powinny znaleźć się w obszarze naszego zainteresowania. Można wyróżnić kilka grup wzajemnie ze sobą powiązanych czynników, których analiza zapewni nam solidną bazę do renegocjowania wynagrodzenia.

Nasze przygotowania do rozmów o podwyżce powinniśmy rozpocząć od zastanowienia się nad przebiegiem naszej dotychczasowej pracy w firmie oraz aktualną pozycją jaką w niej zajmujemy. Celem tego jest określenie naszej wartości, które musi znaleźć odzwierciedlenie w postaci odpowiednich argumentów i dowodów materialnych.

Na samym początku warto przyjąć, że jesteśmy osobą, która najlepiej jest w stanie opisać wszystkie swoje sukcesy i osiągnięcia, określić poziom zaangażowania w wykonywaną pracę, czy właściwie ocenić swój wkład w rozwój firmy. Identyfikacja i rejestracja tych czynników powinna być podstawą naszych przygotowań.

Najlepszym sposobem na to jest regularne dokumentowanie naszych osiągnięć zawodowych. Tego typu działania powinniśmy podjąć na długo przed tym zanim zaczniemy myśleć o podwyżce i bynajmniej nie zaprzestawać ich po jej uzyskaniu. Dobrym nawykiem jest prowadzenie tego typu zapisu przez cały czas zatrudnienia. Przydatne jest prowadzenie dziennika, w którym przynajmniej raz a w tygodniu powinniśmy zapisywać to co naszym (i nie tylko naszym) zdaniem zrobiliśmy wyjątkowo dobrze, przyczyniając się tym samym do zwiększenia efektywności firmy, poprawy atmosfery w pracy itp. Dla przykładu, wśród zapisywanych rzeczy warto zamieścić:

• opisy sposobów w jaki poradziliśmy sobie z wyjątkowo trudną sytuacją zawodową i jaka z tego wyniknęła korzyść dla firmy.
• wszelkie dane, które będą mogły poświadczyć o naszym sprawnym działaniu (np. podpisanie umowy na korzystniejszych niż dotychczas warunkach, zakończona sukcesem rozmowa z ważnym klientem itp.)
• cenne jest również zbieranie opinii innych pracowników na temat naszej pracy. W przypadku gdy nasz przełożony nas pochwali lub doceni wykonywaną przez nas pracę, możemy go poprosić wyrażenie tego np. w formie krótkiej notki.

• kto, za co i w jakich okolicznościach otrzymał ostatnio podwyżkę
• jakiego rodzaju korzyści (niekoniecznie finansowe) otrzymują nasi koledzy z racji wykonywanej przez siebie pracy czy zajmowanego stanowiska.

• jakiego rodzaju wartości związane z pracą są cenione przez naszego przełożonego.
• jakiego rodzaju zachowania najczęściej wynagradza on u swoich pracowników (nagrody te mogą mieć charakter ustnej lub pisemnej pochwały, premii itp.)

• jaka jest ogólna sytuacja finansowa firmy. Czy firma przynosi zyski czy straty i jakie są prognozy dotyczące jej dalszego funkcjonowania. Czy przewidywany jest wzrost czy raczej zmniejszenie zysków itp.
• jaka jest przyjęta polityka płacowa, jak wyglądają plany dotyczące wynagradzania pracowników
• jaka jest minimalna, przeciętna i maksymalna wysokość podwyżek przyznawanych w firmie na różnych stanowiskach
• jak często i w jakich okresach są przyznawane podwyżki
• jakie są zazwyczaj powody przyznawania podwyżek, z jakiego rodzaju wydarzeniami są związane
• jak są oceniane wyniki pracy i czy są powiązane z przyznawanymi podwyżkami czy nagrodami
• co trzeba zrobić aby móc być uznanym za osobę kwalifikującą się do przyznania podwyżki

• jakie są możliwości awansu/kariery w firmie.
• czy firma daje możliwości podnoszenia posiadanych kwalifikacji poprzez kursy szkolenia itp.
• jakie są szanse na otrzymanie innego rodzaju gratyfikacji, świadczeń pozapłacowych itp.

• sytuacja gospodarczo-ekonomiczna danego regionu czy obszaru. Czy dany region ma dobra wyniki gospodarcze czy inwestuje w dziedziny związane z naszą specjalizacją itp. Może to być istotna zmienna wpływająca na wysokość zarobków w różnych miejscach kraju.
• ogólna sytuacja branży w której działa nasza firma. Szczególnie warto zorientować się jak wyglądają zarobki w danej branży, jaka jest dynamika jej rozwoju, czy rynek na usługi/produkty firmy jest stabilny. Jakie są perspektywy rozwoju danej branży itp.

Im lepiej jesteśmy przygotowani do rozmowy tym trudniej będzie szefowi "zbyć" nas ogólnymi stwierdzeniami dotyczącymi złej kondycji finansowej firmy czy też branży, w której działa. Na poparcie swoich argumentów warto posiadać "twarde dane", którymi będziemy mogli się wesprzeć w trakcie negocjowania podwyżki. Nasze przygotowanie pomoże szefowi uzmysłowić sobie, że nasza propozycja jest wynikiem przemyślanej analizy zarówno pracy własnej jak i całego otoczenia firmowego i sytuacji na rynku.

Przygotowując się do rozmowy należy jednak unikać sytuacji, w której przełożony mógłby poczuć się zaskoczony i przytłoczony naszymi argumentami. Może to bowiem wzbudzić w nim uczucie, że uzbrojeni w całą masę mozolnie gromadzonych argumentów próbujemy wywrzeć na niego presję, wykorzystując przy tym element zaskoczenia. Dobrym sposobem zapobiegania powstawaniu tego typu sytuacji będzie zakomunikowanie szefowi chęci odbycia z nim rozmowy na temat naszej ewentualnej podwyżki. Warto również pokrótce przedstawić mu obszary na jakich chcielibyśmy się skupić w trakcie planowanej rozmowy. Trzeba zwrócić szczególną uwagę na to, by przełożony nie poczuł się zmuszany do podjęcia decyzji, czy też w jakikolwiek inny sposób zagrożony, gdyż może to wzbudzić w nim opór przed spełnieniem naszych propozycji płacowych.

Przed rozmową powinniśmy przeanalizować posiadane materiały i wybrać z nich te, które są najistotniejsze i mogą zrobić największe wrażenie na osobie, z którą będziemy rozmawiać. Zgromadzone informacje mogą się również przydać w sytuacji oceny okresowej, korzystając z nich będziemy mogli w przekonujący sposób wykazać swoją "wartość" dla firmy. Często wynik oceny okresowej bywa wiązany z późniejszymi zmianami sytuacji pracownika, również w zakresie wynagrodzenia.

Samą sytuację rozmowy warto wcześniej przećwiczyć z drugą osobą. W tym celu można przygotować sobie zestaw trudnych czy problematycznych pytań, które mogą się pojawić w trakcie prawdziwej rozmowy. Często takie ćwiczenia, poprzez zaangażowanie osoby "z zewnątrz", mogą nam podsunąć nowe argumenty, które będziemy mogli wykorzystać w trakcie negocjowania wynagrodzenia.

Najprościej można powiedzieć, że ubieganie się o podwyżkę jest zasadne wtedy gdy posiadamy głębokie przekonanie o tym, że na nią zasługujemy. Przekonanie to nie może być arbitralną oceną własnej wartości, lecz musi być poparte wynikami pracy na danym stanowisku.

Dobrym momentem do podjęcia decyzji o ewentualnej podwyżce jest czas po dokonaniu oceny okresowej, jeżeli tego typu praktyka jest stosowana w firmie. W przypadku korzystnego wyniku oceny, zyskujemy dodatkowy argument.

W każdym przypadku warto śledzić sytuację w firmie, w oczekiwaniu na sprzyjające okoliczności, którymi może być np. nowy, duży kontrakt dla firmy, dodatkowy zastrzyk pieniędzy itp.

W wielu firmach podwyżki przydzielane są w określonym okresie, zazwyczaj raz w roku. Nie zmienia to jednak faktu, że nawet w takim przypadku warto "wyczuć odpowiedni moment" na rozmowę o podwyżce. Może on być uzależniony nie tylko od wyników finansowych firmy, ale również od samopoczucia przełożonego. Warto zatem wziąć pod uwagę również tego typu czynniki.

Jedną z podstaw dobrego przygotowania do rozmowy o podwyżce jest poznanie i zrozumienie wzajemnych interesów obu negocjujących stron, co powinno znacznie ułatwić sam proces negocjowania wyższego wynagrodzenia. Jak łatwo się domyślić pracownikowi zależy na uzyskaniu podwyżki, natomiast pracodawca będzie raczej zabiegał o redukcję tego typu kosztów. Te z pozoru sprzeczne cele powinny zostać uzgodnione w drodze negocjacji np. poprzez odwołanie się do wspólnego dobra czy włączenia ich w szerszy kontekst rozważań nad całościowym funkcjonowaniem firmy i jej pracowników.

Pracodawca powinien uświadomić sobie, że dostosowanie pensji do (realistycznych) oczekiwań pracownika będzie skutkować zwiększonym poziomem satysfakcji z pracy. W perspektywie długodystansowej oznacza to mniejszą fluktuację oraz większe zaangażowanie a więc korzyść dla firmy. Pracownik z kolei powinien zdawać sobie sprawę, że ze strony firmy podwyżka stanowi gest wskazujący, że jest się cenionym członkiem organizacji.

Warto pamiętać, że w sytuacji negocjowania podwyżki nie powinniśmy umiejscawiać się "po przeciwnej stronie barykady" w stosunku do przełożonego. Należy raczej podkreślać, że osiągnięcie porozumienia leży we wspólnym i dobrze rozumianym interesie obu stron.

Humorystycznie można stwierdzić, że aby mieć szansę na otrzymanie podwyżki należy o nią ... poprosić. Choć wydaje się to oczywiste to często pracownicy nie wychodzą z tego typu inicjatywą ufając, że dobre wyniki ich pracy zostaną dostrzeżone, a to zaowocuje nagrodą w postaci podwyżki. Niestety w większości przypadków pracodawca przyjmuje, że jeśli pracownik nie zgłasza dodatkowych roszczeń płacowych to znaczy, że jest zadowolony ze swojego wynagrodzenia. Pracownicy mogą również wzbraniać się przed wychodzeniem z inicjatywą dotyczącą zwiększenia ich płacy zakładając, że firmy i tak na to nie stać, że okres przyznawania podwyżek się skończył itp. Obawy te powinno rozwiać dobre przygotowanie do rozmowy, o którym pisaliśmy wcześniej.

Nawet jeżeli nie jesteśmy pewni czy mamy szanse na podwyżkę, to właściwie jedyną rzeczą jaką ryzykujemy jest odmowa jej przyznania i pozostanie przy posiadanej pensji. Jak będzie wyglądała rzeczywistość przekonać się jednak możemy dopiero pytając o to naszego przełożonego. Podwyżki inicjowane przez pracodawców zdarzają się dość rzadko dlatego jeśli uważamy, że zasługujemy na zwiększenie naszej pensji, sami powinniśmy o to zabiegać.

Kolejną ważną sprawą jest forma w jakiej zostanie przedstawiona nasza prośba. Jednym słowem musimy dać do zrozumienia przełożonemu, że zasługujemy na podwyżkę. To przekonanie powinniśmy poprzeć odpowiednimi argumentami. Należy unikać stwierdzeń typu "chcę podwyżki" czy "potrzebuję podwyżki". Pierwsze z nich sugeruje postawę roszczeniową, natomiast drugie nie nawiązuje w żaden sposób do efektów pracy, które powinny być głównym powodem ubiegania się o nią. Ważne jest abyśmy trakcie rozmowy zachowywali się rzeczowo, w sposób opanowany i nie zbaczali z podstawowego tematu spotkania, którym jest wynegocjowanie podwyżki. Starajmy się trzymać przygotowanej argumentacji, wykazując równocześnie wolę zrozumienia stanowiska drugiej strony.

Pomimo solidnego przygotowania do rozmowy, zgromadzenia wszystkich informacji i przygotowania odpowiedniej argumentacji może się zdarzyć, że szef mimo wszystko odmówi nam przyznania podwyżki.

Powody tego mogą być dwa. Po pierwsze przełożony może uznać, że wyniki naszej pracy nie kwalifikują nas do otrzymania dodatkowych pieniędzy. Wszystkie przedstawione w artykule rady mają na celu zminimalizowanie możliwosci wystąpienie takiej sytuacji. Zgromadzenie i przedstawienie szefowi materiałów świadczących o naszej dobrej pracy przenosi dyskusję na poziom rzeczowych argumentów. W konfrontacji z obiektywnymi faktami (najlepiej znajdującymi swoje przełożenie na wskaźniki ekonomiczne) szef również będzie musiał (a przynajmniej powinien) uzasadniać odmowę używając konkretnych i rzeczowych argumentów.

Możliwa jest też sytuacja, w której okaże się, że pomimo starannego przygotowania przeoczyliśmy fakty mogące mieć istotne znaczenia przy podejmowaniu decyzji przez szefa. W takim przypadku powinniśmy wspólnie z naszym przełożonym ustalić obszary, które wymagają poprawy oraz zaplanować w jaki sposób i w jakim okresie czasu powinniśmy osiągnąć satysfakcjonujący poziom wykonania naszej pracy. Warto przy tym zapytać czy po spełnieniu wszystkich oczekiwań możemy liczyć ze strony pracodawcy na podwyższenie naszego wynagrodzenia.

W kolejnym przypadku szef co prawda może w pełni zgodzić się z nami w sprawie zasadności przyznania nam podwyżki, jednak odmówić jej ze względu na czynniki zewnętrzne takie jak np. brak funduszy czy niesprzyjający okres w firmie.

Zgoda przełożonego co do faktu, że zasługujemy na podwyżkę stawia nas w dogodnej sytuacji do podjęcia dalszych negocjacji, których wynikiem może być albo ustalenie terminu i warunków przyznania podwyżki albo ustalenia pozafinansowych form gratyfikacji za wykonywaną pracę.

Przełożony może tłumaczyć niemożność przyznania nam podwyżki względami finansowymi firmy, brakiem funduszy czy jakimikolwiek innymi powodami związanymi bezpośrednio z funkcjonowaniem firmy, a nie związanymi z samą jakością naszej pracy. Często można usłyszeć "zasługuje pan/pani na podwyżkę ale w obecnej sytuacji finansowej firmy nie jest to możliwe". Mając informacje na temat kondycji firmy sami możemy ocenić na ile taka wypowiedź odpowiada rzeczywistości.

Kolejny raz zatem ujawnia się rola dobrego przygotowania do rozmowy. W przypadku gdy aktualna kondycja firmy nie jest najlepsza warto nalegać na ustalenie konkretnych wskaźników, których osiągnięcie powinno skutkować przyznaniem nam podwyżki (kwestię czy zasługuje się na nią mamy już bowiem za sobą). Jeżeli szef tłumaczy, że dochody firmy nie są wystarczająco wysokie, należy zapytać jakie dochody zagwarantują nam uzyskanie podwyżki.

W każdym z omawianych przypadków nie powinniśmy się zadowolić ustną obietnicą czy zapewnieniem złożonym przez przełożonego. Nawet jeżeli jego zapewnienia są szczere to pamięć bywa zawodna i może się zdarzyć, że po pewnym czasie szef nie pamięta szczegółów, na które oboje przystaliście negocjując podwyżkę. Warto więc poprosić o sporządzenie notatki z rozmowy i dołączenie jej do naszych akt.

Bez względu na wynik rozmowy powinno się ją prowadzić i zakończyć w przyjaznej atmosferze. Nawet gdy rezultat negocjacji okaże się dla nas niekorzystny, nie możemy za sobą "palić mostów". Warto pamiętać, że nasze relacje z przełożonym są długofalowe i dlatego powinniśmy dbać o ich dobrą jakość. Nasze zachowanie nie może świadczyć o tym, że czujemy się zawiedzeni i nieusatysfakcjonowani. Na zakończenie rozmowy najlepiej jest uścisnąć dłoń przełożonemu, uśmiechnąć się i podziękować za poświęcony nam czas.

Negocjowanie podwyżki nie jest sytuacją łatwą ani dla pracownika ani dla przełożonego, dlatego tak ważne jest jak najlepsze przygotowanie się do tej trudnej rozmowy. Tylko wtedy mamy szansę osiągnąć zamierzone cele, nie rezygnując z merytorycznego i rzeczowego poziomu dyskusji i zachowując dobre relacje z osobą która decyduje o naszej finansowej przyszłości.

Jeszcze przed samą rozmową powinnismy dokładnie rozważyć na osiągnięciu jakich korzyści (pieniądze, awans, dodatki pozapłacowe) najbardziej nam zależy i w jakiej perspektywie czasowej powinno się to odbyć. Z uwagi na sporą ilość czasu jaką zapewne będziemy musieli poświęcić na przygotowanie do negocjacji, warto się również zastanowić nad wizją naszego miejsca w firmie. Do rozmowy o podwyżce powinniśmy bowiem podchodzić nie tylko z głębokim przekonaniem o słuszności jej uzyskania, ale również z przemyślanym stosunkiem do pracy i firmy.