Wymogi prawne
Zasady ustalania regulaminu wynagradzania określone są w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 772 §1. „Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników (zgodnie z nowelizacją, która weszła w życie 1 stycznia 2003), nie objętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania”. Zatem organizacje posiadające 20 lub więcej zatrudnionych, są zobowiązane do posiadania tego rodzaju dokumentu. Pracodawca, który nie musi określać regulaminu wynagradzania, jest mimo wszystko zobligowany do informowania pracowników o przyjętej praktyce płacowej.
Elementy regulaminu wynagradzania
Niemal każda organizacja posiada swój unikalny regulamin wynagradzania, który zawiera zapisy dotyczące zasad nagradzania i składników płacy występujących w tej jednej, konkretnej firmie. Aby uporządkować wiedzę, spróbujmy jednak wymienić pewne najważniejsze elementy omawianego dokumentu. Typowy regulamin wynagradzania można podzielić na 4 części. Zawierają one kolejno zapisy dotyczące:
- obligatoryjnych składników wynagrodzenia (np. stawka osobistego zaszeregowania, dodatki za pracę w godzinach nocnych, za godziny nadliczbowe, wyrównawczy, wynagrodzenia za czas dyżuru itp.),
- fakultatywnych składników wynagrodzenia (np. dodatki za staż pracy, zmianowy, za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia lub niebezpiecznych, czy premia),
- świadczeń związanych z pracą (w tym diety, nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne lub rentowe, odprawy pośmiertne, tudzież wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby),
- wynagrodzeń za czas niewykonywania pracy z przyczyn niezawinionych przez pracownika (to np. wynagrodzenie za czas powstrzymania się pracownika od pracy, gdy warunki pracy stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia, za czas nieprzepracowany w związku z niedopuszczalnością przekroczenia 8-godzinnej dobowej normy czasu pracy lub za czas przestoju).
Powyższe kwestie nie muszą zostać szczegółowo opisane w regulaminie wynagradzania, jeżeli zasady przyznawania i wypłacania poszczególnych składników pensji są zgodne z postanowieniami Kodeksu pracy. W takim przypadku wystarczy, jeżeli pracodawca zamieści adnotację odnoszącą się do odpowiednich fragmentów Kodeksu.
Nieodzownym natomiast elementem regulaminu wynagradzania jest tabela płac. Innymi słowy pracodawca jest zobowiązany zamieścić w dokumentacji przedziały wynagrodzeń oferowanych pracownikom przyporządkowanym do poszczególnych kategorii zaszeregowania. Przydatnym w tym celu jest zwartościowanie stanowisk występujących w danej organizacji. Następnie, w oparciu o powstałą hierarchię stanowisk oraz na podstawie poziomu płac w firmie i stawek rynkowych, ustala się przedziały wynagrodzeń.
Uporządkowanie zasad wynagradzania i zabezpieczenie interesu pracodawcy
Określenie rodzaju, wysokości i zasad wypłacania poszczególnych składników wynagrodzenia w istotny sposób porządkuje system płac. Pracodawca dostosowuje bowiem procesy administrowania i zarządzania wynagrodzeniami do postanowień zawartych w regulaminie wynagradzania.
Zgodnie z art. 78 §1 K.p. wynagrodzenie za pracę powinno być ustalone w sposób, który odpowiada rodzajowi wykonywanej pracy (zarówno pod kątem zakresu obowiązków, jak i czasu pracy). Istotne jest również dostosowanie wysokości płacy do zakresu kompetencji oraz efektów pracy zatrudnionego. Ważną zatem funkcją, jaką powinien pełnić regulamin, jest zapobieganie szeroko pojętej dyskryminacji płacowej. Dzięki wprowadzeniu i respektowaniu odpowiednich zapisów, pracodawca może uchronić się przed ewentualnymi zarzutami o nierówne traktowanie ze strony pracowników. Jest to niezwykle istotne, bowiem Kodeks pracy wyraźnie mówi, iż pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (art. 183c §1, K.p.).
Regulamin wynagradzania pozwala również jasno określić zasady związane z naliczaniem wynagrodzenia w zależności od obecności pracownika. Innymi słowy definiuje w jakim stopniu zmieniać się będzie płaca całkowita (w tym jej poszczególne składowe) w przypadku absencji zatrudnionego.
I wreszcie, regulamin zawierać powinien precyzyjnie opisane zasady premiowania pracowników. To niezwykle ważne, bowiem regulacje dotyczące przyznawania i naliczania wynagrodzenia zmiennego należą do najbardziej skomplikowanych. Dlatego ważne jest szczegółowe określenie kryteriów i mierników premiowych, by w jak największym stopniu ograniczyć uznaniowość systemu.
Informowanie pracowników
System wynagradzania nie będzie funkcjonował poprawnie, jeżeli nie zostanie odpowiednio zakomunikowany pracownikom. Tylko precyzyjne opisanie i przedstawienie zasad wynagradzania sprawi, że zatrudnieni zrozumieją i zaakceptują wdrożone w firmie rozwiązania. Jest to niezbędne dla prawidłowego realizowania motywacyjnej funkcji systemu płac.
Transparentność systemu wynagradzania pozwala zapobiegać zarzutom o dyskryminację oraz istotnie poprawia wizerunek pracodawcy. Ponadto w znacznym stopniu może przyczynić się do poprawy efektywności płac. Wiele badań rynkowych dowodzi bowiem, że pracownicy osiągają lepsze wyniki, jeżeli rozumieją w oparciu o jakie kryteria ustalane jest ich wynagrodzenie. Zdarza się również, iż są w stanie pracować w oparciu o niższe niż rynkowe stawki płac, jeżeli tylko pracodawca umotywuje swoją decyzję.
Informowanie pracowników o zasadach wynagradzania nie tylko wydaje się rozsądne, ale jest też wymagane przez Kodeks pracy. Zgodnie z art. 24112 § 2 K.p. w zw. z art. 772 § 5 K.p. pracodawca jest zobowiązany:
- zawiadomić pracowników o wejściu regulaminu w życie, o jego zmianach i rozwiązaniu,
- dostarczyć zakładowej organizacji związkowej (jeżeli taka występuje) niezbędną liczbę egzemplarzy regulaminu,
- na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst regulaminu i wyjaśnić jego treść.
Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Wprowadzanie bardziej korzystnych zasad wynagradzania
Zgodnie z art. 9 §2 i §3 K.p. postanowienia regulaminu wynagradzania nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Dozwolonym jest natomiast, by regulamin wynagradzania wprowadzał rozwiązania płacowe bardziej korzystne dla pracowników od tych, które przewidywane są w Kodeksie pracy. Przykładowo regulamin może ustalać wyższy poziom dodatkowych składników wynagrodzenia (których wypłata jest obowiązkowa na mocy przepisów Kodeksu pracy), np. wyższy dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych czy dodatek za pracę w porze nocnej. Ponadto regulamin wynagradzania może wprowadzać bardziej korzystne wypłaty za okresy nieświadczenia pracy, odpraw emerytalno-rentowych oraz odpraw pośmiertnych. Co warto zauważyć, w dokumencie tym pracodawca może wprowadzać nowe świadczenia dla pracowników, których uzyskanie nie jest związane ze świadczeniem pracy, lecz z samym pozostawaniem w stosunku pracy. Oczywiście ustalenie w regulaminie wynagradzania dodatkowych składników wynagrodzenia jest nieobowiązkowe i zależy wyłącznie od możliwości i dobrej woli pracodawcy.
